Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuoja- ja jäsenrekisteriseloste 

​

Tietosuojaseloste  

Tällä sivulla kuvataan, miten Espoon Nuorkauppakamari käsittelee jäsentensä ja jäseneksi hakevien henkilötietoja. Hakemalla ja rekisteröitymällä jäseneksi hyväksyt nämä tietosuojakäytännöt ja annat meille luvan henkilötietojesi käsittelyyn alla kuvatulla tavalla. Espoon Nuorkauppakamari on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. 

​

Jäsenrekisteriseloste

Tämä on Espoon Nuorkauppakamari Ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.4.2021. Viimeisin muutos 19.1.2023.    

​

1. Rekisterinpitäjä  

Espoon Nuorkauppakamari Ry (2063023-7),   
jciespoo@gmail.com  
www.jcespoo.fi    

​

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö  

Kaisa Kabashi 
Viestintävastaava lio.jciespoo@gmail.com 

​

3. Rekisterin nimi 

Jäsentietorekisteri 

​

4. Rekisterin peruste ja tarkoitus 

Käsittelemme henkilötietojasi   

• jäsenyyteen liittyvien tietojen hallintaan   

• jäsenyyteen liittyvään viestintään ja tiedottamiseen   

Suomen Nuorkauppakamarit ry:n (Keskusliitto) voi myydä tai luovuttaa jäsenrekisterin tai sen osan kolmannelle osapuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten sallimissa puitteissa. Tietojen luovuttamisen markkinointitarkoituksiin voi jokainen rekisteröity estää tekemällä siitä merkinnän jäsentietojärjestelmään.   

 

5. Rekisterin sisältö 

Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja ovat: 

Nimi, ikä, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja) sekä kotikamari. 

Muita järjestelmässä käsiteltyjä tietoja ovat tapahtumailmoittautumiset ja henkilökohtaiset palkinnot/saavutukset, sekä jäsenen käymät koulutukset.  

​

Espoon Nuorkauppakamari voi pyytää henkilötietojasi tapahtumien ilmoittautumisien osalta erillisillä tietojärjestelmillä. Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voivat olla muun muassa nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ruoka-allergia ja mahdollisen avecin nimi.  

​

Huom! Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerätyistä henkilötiedoista tallennetaan M-Files-tietojärjestelmään vain jäsenen osalta tapahtumaan osallistumistieto. Muut tiedot poistetaan vuosittain. Emme siis kerää esimerkiksi ruoka-allergioista tietoja rekisteriimme. 

​

Hakevien koejäsenten väliaikaiseen rekisteriin kerätään seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, Koulutus ja opinnot, ammatti, Työnantaja, suosittelijat, kielitaito, syy hakea mukaan Espoon Nuorkauppakamariin. Hakemuksen tullessa hyväksytyksi nämä tiedot siirretään M-Files järjestelmään, ja ylimääräiset tiedot sekä koejäsenhakemus poistetaan 3 kuukauden kuluessa koejäseneksi hyväksymisestä.  

​

6. Tietolähteet 

Rekisteriin kerätyt tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.  

​

7.  Tietojen luovutus ja vastaanottajat  

Espoon Nuorkauppakamarin koejäsenten, jäsenten, kunniajäsenten ja senaattorien henkilötietoja pääsee käsittelemään hallituksen jäsenet, sekä Suomen nuorkauppakamarin keskusliiton edustajat. Kaikki jäsenet pääsevät tarkastelemaan rekisteristä henkilötietoja yksi kerrallaan (muut tiedot pois lukien henkilön syntymäpäivän). Espoon Nuorkauppakamari ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

​

Koejäseneksi hakevien henkilötietoa sisältävää hakemusta, mukaan lukien motivaatiokirjettä, käsitellään vain Espoon Nuorkauppakamarin suljetussa Hallituksen kokouksessa, jotta päätös mahdollisesta koejäseneksi hyväksymisestä voidaan tehdä.  

​

8. Rekisterin suojauksen periaatteet  

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme aina huolellisuutta ja asianmukaista tietoturvallisuutta henkilötietojen turvaamiseksi ja suojaamiseksi. Käyttämissä järjestelmissämme on asianmukaiset salausohjelmat ja -yhteydet. 

Espoon Nuorkauppakamarin jäsenrekisteriä ylläpidetään M-Files-tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien Suomen nuorkauppakamarien jäsentiedot.  

​

Koejäseneksi hakevien henkilötietoja sisältävää hakemusta säilytetään pilvipalvelussa, johon on pääsy vain yhdistyksen hallituksen jäsenillä.  

​

9. Tietojen säilytysaika  

Kun liityt koejäseneksi, tietosi tallennetaan jäsenrekisteriin M-Files-tietojärjestelmään. M-Filesissa säilytetään jäsentiedot siihen saakka, kunnes jäsenyys päättyy tai jos jäsen itse irtisanoo jäsenyytensä. Ylimääräiset jäsentiedot poistetaan vuosittain SECYn toimesta. 

​

Jos koejäsenhakemuksesi hylätään, poistetaan kaikki henkilötietosi väliaikaisesta rekisteristä 3 kuukauden kuluessa hylätyksi tulemisesta.  

​

10. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen. 

Sinulla on oikeus saada tietoja siitä, mitä henkilötietojasi käytämme. Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään (M-Files). Mikäli et itse pääse muuttamaan tietojasi tai sinulla on muita henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä, ole yhteydessä kamarin tiedottajaan lio.jciespoo@gmail.com